Von der Planung eines Projekts über die Beschaffung der benötigten Ressourcen, die Durchführung des Projekts und die entsprechende Öffentlichkeitsarbeit bis hin zur anschließenden Auswertung seiner Ergebnisse: Dieser Schritt-für-Schritt-Ansatz unterstützt Sie während des gesamten Prozesses. Der Ansatz geht auf die Faktoren ein, die Ihr Projekt zum Erfolg führen, ganz gleich, ob dieses regional oder international realisiert und ob es durch einen Club, ein Grant der Rotary Foundation oder aus externen Mitteln finanziert wird.

Informieren Sie sich darüber, wie die Schwerpunktbereiche von Rotary einige der wichtigsten Bedürfnisse der Welt abdecken, und überlegen Sie, wie Ihr Projekt Beteiligte in wirkungsvollen Serviceprojekten vereinen kann, die für positiven und dauerhaften Wandel sorgen.

Projektplanung und -organisation

Gut geplante Projekte führen mit höherer Wahrscheinlichkeit zu positiven und nachhaltigen Ergebnissen. Jede Gemeinde hat eigene Stärken und Anliegen. Daher ist es optimal, eng mit Mitgliedern der Gruppen zusammenzuarbeiten, die am Ergebnis beteiligt sind. Sorgen Sie für effektive und transparente Kommunikation mit allen Beteiligten.

Schritt 1: Nutzung der lokalen Expertise Ihres Distrikts

In zahlreichen Distrikten gibt es eine Gruppe von lokalen Expert/innen oder Mentor/innen (ein Distrikt-Ressourcennetzwerk), die Sie mit technischem Know-how und Projektplanungskompetenzen unterstützen können. Stellen Sie sich das Distrikt-Ressourcennetzwerk als eine Art Beratungsunternehmen vor. Greifen Sie auf Rotary-Mitglieder zurück, die mit dem Prozess vertraut sind und die Anforderungen kennen, statt Geld für externe Berater auszugeben.

Bitten Sie bei lokalen und internationalen Projekten den/die Distriktbeauftragte/n für den internationalen Dienst, frühzeitig Kontakt zu Expert/innen herzustellen, die Sie bei der Planung Ihres Projekts oder bei der Vorbereitung eines Global Grant-Antrags unterstützen. Diese Expert/innen können Ihnen bei Folgendem helfen:

  • Verständnis des Grant-Systems von Rotary
  • Ausrichtung Ihres Projekt auf einen Schwerpunktbereich
  • Durchführung einer Bedarfsanalyse im Gemeinwesen
  • Entwicklung eines nachhaltigen Projekts
  • Vermittlung von Projektpartnern
  • Ermittlung von Finanzierungsquellen
  • Aufstellung von Mess- und Bewertungsmaßstäben
  • Ermittlung, ob eine Strategieanpassung erforderlich ist
  • Entscheidung, wie Lernerfahrungen weitergeben werden

Das Distrikt-Ressourcennetzwerk bringt Sie in Kontakt mit Rotary-Expert/innen vor Ort und weltweit, darunter Mitglieder von Rotary Aktionsgruppen und des Kaders technischer Berater der Rotary Foundation. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie diese Gruppen Ihren Club unterstützen können. 

Schritt 2: Durchführung einer Bedarfsanalyse im Gemeinwesen

Ermitteln Sie gemeinsam mit Mitgliedern der Gemeinde vor Ort einen Bedarf, entscheiden Sie gemeinsam mit diesen, was getan werden kann, und finden Sie heraus, welche Ressourcen dafür zur Verfügung stehen. Stellen Sie sicher, dass Mitglieder der Gemeinde aktiv in jeden Schritt des Prozesses eingebunden werden, insbesondere in die Auswertung und die Projektgestaltung. Ein Rotary Community Corps kann Sie dabei unterstützen, eine Beziehung zu Menschen in der Region aufzubauen, die an dem Ergebnis beteiligt sind. Wenn Sie ein Global Grant beantragen, fügen Sie dem Antrag die Ergebnisse der Bedarfsanalyse im Gemeinwesen bei.

Schritt 3: Festlegung der Projektziele

Die für das Projekt gesetzten Ziele müssen sich an den Zielen der Gemeinde und den angestrebten unmittelbaren Ergebnissen und kurzfristigen Auswirkungen orientieren. Fragen Sie sich zunächst, worin die positive, dauerhafte Veränderung besteht, die Sie und Ihre Partner in der Gemeinde mit Ihrer Arbeit erreichen möchten. Bestimmen Sie dann, mit welchen Maßnahmen dieses Ergebnis erreicht werden kann.

Entscheiden Sie vor Projektbeginn, wie Daten erfasst werden, und erfassen Sie während des gesamten Projekts Daten, damit Sie Ihren Fortschritt messen und bestimmen können, ob Sie Ihre Ziele erreichen. Bei Global Grants sind Kontroll- und Auswertungspläne obligatorisch. Wir empfehlen jedoch, diese bei allen Projekten zu nutzen. Wenn Sie planen, einen Antrag auf ein Global Grant zu stellen, finden Sie im Zusatz zu Kontrolle und Auswertung Vorschläge für Projektmaßnahmen und Musterkontrollplänen.

Schritt 4: Zusammenarbeit mit Partnern

Partner können Fachwissen und Ressourcen zur Optimierung des Projekts, zur Vergrößerung der Reichweite und zur Steigerung der Wirkung einbringen. Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit anderen Rotary- und Rotaract-Mitgliedern durch Clubkooperationen sowie mit Rotary Aktionsgruppen, Rotary Community Corps oder internationalen Ausschüssen. Sie können auch mit Interact Clubs, Rotary Peace Fellows und Strategie-, Service- und Projektpartnern von Rotary zusammenarbeiten.

Schritt 5: Erstellung von Projektplan und -budget

Die Entwicklung eines umfassenden Projektplans sowie eines entsprechenden Budgets vereinfacht die Ressourcenverwaltung, die Problemlösung und die Bewertung des Erfolgs Ihres Projekts. Achten Sie bei der Budgetplanung auf den Einkauf von Waren und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen und stellen Sie Mittel für unerwartete Ausgaben oder Kostensteigerungen zurück. Binden Sie Gemeindemitglieder und andere Menschen ein, die von dem Projekt profitieren werden, um dieses nachhaltig zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass Sie und alle Beteiligten die laufenden Kosten für die Durchführung bzw. Aufrechterhaltung des Projekts kennen und dass die entsprechende Finanzierung sichergestellt ist.

Vergessen Sie nicht, die Kosten für die Erhebung, Auswertung und Kommunikation von Daten in das Budget aufzunehmen, da Sie mit diesen Maßnahmen den mit dem Projekt erreichten positiven Wandel messen und mit anderen teilen können, was Sie erreicht und gelernt haben. Überprüfen Sie die Umsetzungspläne und den Zeitplan regelmäßig gemeinsam mit den Beteiligten und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Im Lern-Center von Rotary können Sie sich informieren, wie Sie einem Clubausschuss für Service-Projekte oder einem Grant-Ausschuss beitreten können, der das Projekt oder das Global Grant kontrolliert.

Ressourcenbeschaffung für das Projekt

Nutzen Sie den Rat von Rotary-Expert/innen aus dem Distrikt-Ressourcennetzwerk und von unseren Partnern sowie Grants der Foundation und andere Finanzierungsmöglichkeiten zur Beschaffung der notwendigen Finanzmittel und anderen Ressourcen für das Projekt.

Schritt 1: Veröffentlichung Ihres Projektplans

Veröffentlichen sie Ihre Projektpläne und -ziele auf Rotary Showcase, sobald Sie bereit sind, Rotary-intern für Ihr Projekt zu werben, über die Serviceprojekte Ihres Clubs zu informieren und Partner sowie Finanzmittel zu finden. Sie können Ihr Projekt auch in soziale Medien und Club-Newslettern sowie auf Club-Websites und über andere Kanäle veröffentlichen. 

Schritt 2: Teilnahme an Projektmessen

Nehmen Sie vor Ort oder virtuell an einer Projektmesse teil, um Club- oder Distriktpartner zu finden, die das Projekt gemeinsam mit Ihnen durchführen, oder um internationale Projekte zu finden, an denen sich Ihr Club beteiligen kann. Projektmessen bieten Ihnen die Möglichkeit, Patenclubs zu treffen, die entsprechenden Prioritäten im jeweiligen Gemeinwesen kennenzulernen und ein Projekt zu finden, an dem Sie sich beteiligen können. Alle Clubvertreter/innen oder Rotary-Mitglieder, die sich an einem internationalen Serviceprojekt beteiligen möchten, können an einer Projektmesse teilnehmen. Distrikte können Distriktmittel durch Deckung entsprechender Reise- und Teilnahmekosten verwenden, um Clubs bei der Suche nach Projektpartnern zu unterstützen.

Schritt 3: Sicherung der Finanzierung durch Rotary

Die Rotary Foundation unterstützt Projekte in allen Schwerpunktbereichen. Wir bieten Clubs und Distrikten unterschiedliche Fördermöglichkeiten:

  • District Grants finanzieren kurzfristige Maßnahmen mit kleinerem Umfang zur Deckung des Bedarfs in einer Gemeinde.
  • Global Grants fördern große, internationale Serviceprojekte mit nachhaltigen, messbaren Ergebnissen.
  • Disaster Response Grants fördern Gemeinden, die von einer Naturkatastrophe betroffen sind.
  • Programme von Scale-Grants fördern längerfristige Programme mit umfassender Wirkung, die von Rotary-Mitgliedern geleitet werden und sich bereits in kleinerem Maßstab bewährt haben.

Hier erfahren Sie mehr über Rotary-Grants, u. a., welche Arten von Projekten förderfähig sind und wie Sie sich bewerben können. Ermitteln Sie gemeinsam mit dem Distriktausschuss für die Rotary Foundation, welche Mittel in Ihrem Distrikt verfügbar sind.

Schritt 4: Sicherung der Finanzierung außerhalb von Rotary

Ihr Projekt kann aus vielfältigen Quellen finanziert werden, darunter:

  • Besondere Veranstaltungen wie ein Walkathon
  • Crowdsourcing-Plattformen
  • Einzelspender
  • Groß- oder lokale Unternehmen
  • Andere Stiftungen
  • Non-Profit- oder Nichtregierungsorganisationen
  • Behörden
  • Andere Clubs und Distrikte

Machen Sie sich mit Projektfinanzierungsmöglichkeiten vertraut und nutzen Sie die Tipps für eine erfolgreiche Spendenaktion.

Projektumsetzung

Halten Sie bei der Durchführung des Projekts Beteiligte über den Fortschritt auf dem Laufenden, sorgen Sie für die entsprechende Öffentlichkeitsarbeit und bleiben Sie mit den Expert/innen in Kontakt, die Sie bei der Entwicklung des Plans unterstützt haben.

Schritt 1: Kommunikation und Bitte um Feedback

Halten Sie Freiwillige, Gemeindemitglieder, Partner, Förderorganisationen und alle anderen Projektbeteiligten stets auf dem Laufenden. Bitten Sie Mitglieder aus all diesen Gruppen um Feedback zur Verbesserung der Projektumsetzung, während Sie Ihr Gesamtziel im Auge behalten. Klare Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der erfolgreichen Projektdurchführung.

Schritt 2: Öffentlichkeitsarbeit zu Ihrer Tätigkeit

Nutzen Sie soziale Medien, Messaging-Plattformen und Ihre Club-Website, um die nicht am Projekt beteiligte Öffentlichkeit zu informieren, mehr Freiwillige zu gewinnen, in der Gemeinde um Unterstützung zu werben und Menschen zur Teilnahme an Spendenaktionen zu bewegen.

Schritt 3: Fragen während des Projektverlaufs

Lassen Sie sich von den Mitgliedern des Distrikt-Ressourcennetzwerks hinsichtlich der Umsetzungsstrategie oder unerwartet aufgetretener Problemen beraten. Stellen Sie den Expert/innen Fragen und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit ihnen.

Bewertung und Bekanntmachung des Projekts

Ihr Projekt ist erst dann wirklich abgeschlossen, wenn die Ergebnisse ausgewertet, Erfolge gemessen und Herausforderungen reflektiert wurden. Das ist nicht nur hilfreich für Sie und die zukünftigen Projekte Ihres Clubs, sondern kann auch anderen helfen, ähnliche Projekte zu entwickeln und umzusetzen. 

Schritt 1: Messung der Ergebnisse

Messen Sie anhand der Daten, die Sie während Ihres Projekts erfasst haben, die Veränderung, die in der Gemeinde bewirkt wurde. Ermitteln Sie, ob Sie die gesetzten Ziele erreicht haben. Falls nicht, überlegen Sie, was Sie in Zukunft anders machen könnten. Mitunter müssen wir uns anpassen und unsere Strategie ändern, um größere Wirkung zu erzielen. Wir tun was und setzen uns fortwährend für positiven, dauerhaften Wandel ein.

Schritt 2: Bekanntmachung von Projekt und Lernerfahrungen

Je höher die Qualität der erfassten Daten ist, desto besser können Sie über Ihr Serviceprojekt und positiven Wandel berichten. Informieren Sie darüber, wie Sie Herausforderungen überwunden haben, mit denen Sie konfrontiert waren, was Sie gelernt haben, und geben Sie Tipps, wie andere ähnliche Projekte am besten angehen.

Rotary Showcase ist eine gute Möglichkeit, Erfolge zu präsentieren und andere zu inspirieren. Veröffentlichen Sie Fotos und teilen Sie die Seite in sozialen Medien. Hier finden Sie weitere Möglichkeiten, das Projekt Ihres Clubs bekannt zu machen.

Schritt 3: Einreichung von Berichten

Stellen Sie Partnern, Unterstützern und anderen Projektbeteiligten einen Abschlussbericht zur Verfügung. Wenn Sie Global-Grant-Mittel von Rotary erhalten haben, legen Sie alle 12 Monate einen Fortschrittsbericht und innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss des Projekts einen Abschlussbericht vor.

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