Al momento de contar la historia de tu club, es importante respetar las leyes locales y las prácticas habituales relacionadas con la creación, adquisición, uso y distribución de todas las fotografías, videos y grabaciones de voz. Considera la privacidad de los demás socios del club y de las personas que se ven afectadas por la labor de Rotary, y establece prácticas que les permitan controlar el uso que se hace de su información e imágenes.

Consulta a un abogado local para que te asesore sobre la grabación de las imágenes y las voces de los beneficiarios, los socios del club y los integrantes comunidad, y para obtener una autorización para el uso de la imagen (model release, en inglés) que sea válido en tu país o estado, provincia o departamento.

Rotary International desea promover la labor de los clubes rotarios y utilizar el contenido remitido por los socios, pero ya no basta con el permiso verbal o por correo electrónico de un socio. RI no puede utilizar ningún contenido enviado si no se ha obtenido una autorización para el uso de la imagen o si el socio no es propietario o no cuenta con una licencia utilizar el contenido.

¿Cuál es el propósito de una autorización para el uso de la imagen?

Una autorización para el uso de la imagen (en adelante "autorización") informa al sujeto que grabarás su imagen, voz, historia y/o información personal, y permite a dicha persona dar su consentimiento para ser fotografiada, grabada en video, entrevistada o grabada mediante otro método (en adelante conjuntamente, "grabaciones") y permtirte usarlas. La persona debe entender claramente cómo se utilizarán las grabaciones. La autorización protege al sujeto, a la persona que creó la grabación y al club contra posibles reclamaciones legales, incluida la invasión de la privacidad, la violación del derecho a la publicidad y la difamación. La autorización para el uso de la imagen a veces se conoce como autorización personal.

¿Cuándo debo utilizar una autorización?

Cada vez que grabes a una persona que pueda ser identificada. Si deseas utilizar (publicar) una grabación, necesitarás obtener la autorización de cada persona identificable en ella. También deberías obtener autorizaciones para ilustraciones, digitales o de otro tipo, basadas en personas reales. Pide que la autorización sea firmada al momento de realizar la grabación.

¿Debe la autorización ser escrita?

Sí. Aunque las autorizaciones orales pueden ser válidas en algunos países y jurisdicciones, una autorización por escrito te protegerá si el sujeto afirma que nunca concedió dicha autorización.

¿Existen diferentes consideraciones cuando se trata de niños?

Sí. Uno de los padres, tutores o representantes legales del menor deberá firmar la autorización. En los Estados Unidos, cualquier persona de menos de 18 años de edad es menor de edad. Consulta las leyes de tu país para determinar la edad legal. En todo el mundo, RI requiere que los padres, tutores o representantes legales firmen una autorización para cualquier persona menor de 18 años.

¿Puedo utilizar solo una autorización si filmo a un grupo de personas?

Una persona no puede firmar una autorización en nombre de todo un grupo (por ejemplo, un entrenador no puede firmar en nombre de un equipo). Consulta a un abogado si estás considerando la posibilidad de incluir el texto de la autorización en los letreros o en los formularios de inscripción en el evento.

Si mi club es una organización sin fines de lucro, ¿debo tomar en cuenta otras consideraciones?

No. No es probable que el club cumpla los requisitos necesarios para obtenr las excepciones otorgadas a las agencias de noticias o que su uso califique como noticia o comentario de interés público. Contar una historia sobre las actividades del club podría considerarse de naturaleza promocional o de marketing, y la obtención de autorizaciones podría contribuir a protederte legalmente.

¿Cuándo es necesario obtener una autorización para el uso de una propiedad?

Esta autorización podría ser necesaria cuando la grabación incluya un bien claramente reconocible. Por ejemplo, si en la propiedad aparece una marca comercial o una marca registrada, o si el edificio está protegido por la ley de marcas comerciales y/o de derechos de autor.

¿Qué cláusulas básicas se incluyen en la autorización?

Una versión estándar incluye:

• Un asentimiento del sujeto por el que entiende que tienes derecho a registrar su voz e imagen
• Un asentimiento del sujeto por el que entiende que tienes derecho a grabar y utilizar su nombre, historia e información personal
• Una referencia al uso que se dará a las grabaciones de su imagen, voz, historia o información personal (de preferencia debería obtenerse autorización para un uso ilimitado.)
• Una referencia a cualquier limitación geográfica en el uso de las grabaciones (de preferencia debería obtenerse autorización para su uso en todo el mundo).
• Una referencia al período de tiempo en el que se pueden utilizar las grabaciones (de preferencia debería obtenerse autorización para un uso ilimitado).
• El derecho a conceder licencias para el uso de las grabaciones a un club o a terceros
• Una declaración de reconocimiento de cualquier pago (contraprestación) que el sujeto haya recibido por la autorización
• Una renuncia del sujeto a su derecho para inspeccionar o aprobar las grabaciones
• Un acuerdo del sujeto por el que que compromete a no presentar demandas legales
• Una declaración de propiedad de los derechos de autor. (La persona que realiza la grabación es la propietaria de esta).
• Cualquier otro término requerido por las leyes del país, estado, provincia o departamento
• Líneas para las firmas, incluidas las de uno de los padres, tutores o representantes legales

¿Proporciona RI una autorización para que la utilicen los clubes?

Debido a que las leyes sobre esta autorizaciones varían de país en país y de jurisdicción en jurisdicción, RI no puede proporcionar un formulario que puedan utilizar todos los clubes. Consulta a un abogado local para obtener una autorización. Las organizaciones de derechos civiles, universidades y organizaciones dedicadas a la fotografía podrían contar con recursos en línea para su uso público. Haz búsquedas por "autorización para el uso de imagen" o "permiso para la utilización de imágenes"

Otras consideraciones

A continuación se incluyen algunas mejores prácticas:

• Guarda indefinidamente cada autorización firmada junto a una imagen del sujeto para así poder relacionar fácilmente a cada persona que aparece en una grabación con su correspondiente autorización
• Antes que cualquier otra consideración, protege el interés el sujeto
• Considera las ramificaciones políticas, sociales y culturales de la historia personal del sujeto
• No publiques imágenes o historias que puedan poner en riesgo al sujeto o a su familia
• Confirmar la exactitud de la historia, especialmente cuando esta sea la de un menor
• Considera seriamente la posibilidad de no utilizar grabaciones de menores
• De ser necesario, traduce la autorización al idioma de los sujetos que figurarán en las grabaciones

Consideraciones sobre los derechos de autor

Los derechos de autor de una grabación son propiedad de la persona que toma la fotografía, video, entrevista u otra grabación. Si un socio del club fotografía o graba a una persona, ese socio, y no el club, es el propietario de los derechos de autor o los derechos de grabación. Antes de utilizar la fotografía, el vídeo u otra grabación, el club deberá obtener el permiso o una licencia del propietario. Si el propietario desea conceder el uso (licencia) de la grabación a otra persona o entidad, incluido el club, las personas que figuran en la grabación deberán dar su consentimiento a dicha licencia en sus autorizaciones.