Lorsque vous parlez de votre club, il est important de respecter la législation locale et les pratiques standard concernant la création, l'acquisition, l'utilisation et la distribution de toutes les photos, vidéos et enregistrements sonores. Il faut tenir compte de la vie privée des autres membres du club et de ceux qui sont affectés par le travail du Rotary, et établir des pratiques qui leur permettront de contrôler la manière dont leurs informations et leurs images sont utilisées.

Consultez un avocat pour obtenir des conseils concernant l'enregistrement des images et des voix des bénéficiaires, des membres du club et des habitants, et pour obtenir un modèle d'autorisation valable dans votre pays.

Le Rotary International souhaite promouvoir le travail effectué par les Rotary clubs et utiliser le contenu soumis par les membres, mais l'autorisation verbale ou par e-mail d'un membre n'est aujourd'hui plus suffisante. Le Rotary ne peut pas utiliser un contenu qui n'a pas fait l'objet d'une autorisation écrite ou dont le membre n'est pas propriétaire ou n'a pas le droit d'octroyer une licence pour ce contenu.

Quel est l'objectif d'une telle autorisation ?

Une renonciation au droit à l'image ou une décharge (« Autorisation ») informe la personne concernée que vous enregistrerez son image, sa voix, son histoire ou ses renseignements personnels, et lui permet de consentir à la photographie, à la vidéo, à l'entretien ou à tout autre enregistrement (« Enregistrement ») et à votre utilisation de celui-ci. Cette autorisation est une décharge qui protège le sujet, la personne qui crée l'enregistrement et votre club contre d'éventuelles poursuites judiciaires, y compris l'atteinte à la vie privée, la violation du droit à la publicité et la diffamation.

Quand utiliser une autorisation ?

Chaque fois que vous enregistrez une personne identifiable. Si vous voulez utiliser (publier) un enregistrement, vous avez besoin d'une autorisation de chaque personne identifiable qui s'y trouve. Vous devriez également obtenir une autorisation pour les illustrations, numériques ou autres, basées sur des personnes réelles. Faites-en sorte qu'elle soit signée en même temps que l'enregistrement.

L'autorisation doit-elle se faire par écrit ?

Oui. Bien que les autorisations orales puissent être valides dans certains pays, l'obtenir par écrit vous protège si le sujet prétend qu'il n'y a jamais consenti.

Faut-il prendre différentes précautions pour les enfants ?

Oui. Le parent, le tuteur légal ou le représentant légal d'un enfant mineur doit signer l'autorisation. Dans la plupart des pays, toute personne âgée de moins de 18 ans est un enfant mineur, mais consultez votre législation locale pour connaître l'âge légal. Dans le monde entier, le Rotary exige que le parent, le tuteur légal ou le représentant légal signe une autorisation pour toute personne âgée de moins de 18 ans.

Puis-je utiliser une seule autorisation si je filme un groupe ?

Une seule personne ne peut pas signer une autorisation pour un groupe entier (par exemple, un entraîneur ne peut pas en signer une au nom de l'équipe). Consultez un avocat si vous envisagez d'utiliser des formulations notifiant d'une autorisation sur l'affichage d'un événement ou dans des formulaires d'inscription.

Les considérations sont-elles différentes si mon club a le statut d'association ?

Non. Il est peu probable que votre club ait accès aux exceptions accordées aux agences de presse ou que votre utilisation soit considérée comme de l'actualité ou un commentaire d'intérêt public. Parler des activités de votre club pourrait être considéré comme du marketing ou de la promotion et une autorisation peut vous aider à vous protéger légalement.

Quand une autorisation est-elle nécessaire pour une propriété ?

Une telle autorisation peut s'avérer nécessaire lorsqu'une propriété est clairement identifiable dans un enregistrement. Par exemple, si une marque apparaît sur la propriété, ou si l'immeuble est protégé par la loi sur les marques de commerce ou le droit d'auteur.

Quelles sont les clauses habituelles incluses dans une autorisation ?

• Un accord du sujet précisant que vous avez le droit d'utiliser son image et sa voix.
• Un accord du sujet précisant que vous avez le droit d'enregistrer et d'utiliser son nom, son histoire et ses informations personnelles.
• Une référence à l'utilisation de l'enregistrement de leurs image, voix, histoire ou informations personnelles (il est préférable de préciser un usage illimité).
• Une référence à toute restriction géographique de l'utilisation de l'enregistrement (il est préférable d'étendre au monde entier).
• Une référence à la période pendant laquelle l'enregistrement peut être utilisé (une durée illimitée est préférable).
• Le droit d'accorder une licence d'utilisation de l'enregistrement à un tiers, y compris à un club.
• Une déclaration accusant réception de tout paiement (contrepartie) que le sujet a reçu pour l'autorisation.
• Une dispense de l'obligation d'inspecter ou d'approuver l'enregistrement.
• Un engagement de leur part de ne pas poursuivre en justice.
• Une déclaration de propriété des droits d'auteur (la personne qui réalise l'enregistrement en est propriétaire).
• Toute autre condition requise par les lois de votre pays.
• Lignes de signature, y compris celles d'un parent, d'un tuteur légal ou d'un représentant légal

Le Rotary fournit-il un modèle d'autorisation pouvant être utilisé par les club ?

La législation étant différente d'un pays à un autre, le Rotary ne peut pas fournir un formulaire standard aux clubs. Consultez un avocat qui pourra vous fournir un modèle d'autorisation. Les organismes de défense des droits, les universités et les associations de photographie de votre région peuvent aussi avoir des ressources en ligne à l'usage du public.

Autres considérations

Voici quelques bonnes pratiques :

• Stockez une autorisation signée avec une image du sujet indéfiniment de sorte que vous puissiez facilement faire correspondre la personne qui apparaît dans un enregistrement avec son autorisation.
• Protéger les meilleurs intérêts du sujet avant toute autre considération.
• Tenir compte des ramifications politiques, sociales et culturelles de l'histoire personnelle du sujet.
• Ne publiez pas d'images ou d'histoires qui pourraient mettre le sujet ou sa famille en danger.
• Confirmez l'exactitude de l'histoire, surtout lorsqu'elle concerne un mineur.
• Envisagez fortement de ne pas utiliser d'enregistrements de mineurs.
• Traduisez l'autorisation dans la langue des sujets concernés.

Considérations relatives au droit d'auteur

Les droits d'auteur d'un enregistrement appartiennent à la personne qui réalise la photographie, la vidéo, l'interview ou tout autre enregistrement. Si un membre du club photographie ou enregistre un sujet, c'est lui ou elle, et non le club, qui détient les droits d'auteur ou les droits sur l'enregistrement. Le club doit obtenir la permission ou une licence du propriétaire avant d'utiliser la photographie, la vidéo ou tout autre enregistrement. Si le propriétaire veut accorder l'utilisation (licence) de l'enregistrement à une autre personne ou entité, y compris le club, le ou les sujets de l'enregistrement doivent consentir à une telle licence dans l'autorisation.