Dalla pianificazione di un progetto all'acquisizione delle risorse necessarie, all'attuazione del progetto e alla sua promozione, fino alla valutazione dei risultati, questo approccio passo dopo passo vi aiuterà a gestire l'intero processo. Include gli elementi per il successo del progetto, sia esso locale o internazionale e finanziato da un club, da una sovvenzione della Fondazione Rotary o da fonti esterne.

Scopri come le Aree d'intervento del Rotary affrontano alcuni dei bisogni più critici del mondo e pensate a come il vostro progetto possa coinvolgere le persone in un'azione significativa per creare un cambiamento positivo e duraturo.

Pianificazione e organizzazione di un progetto

I progetti ben pianificati hanno maggiori probabilità di avere risultati positivi e sostenibili. Ogni comunità ha i suoi punti di forza e le sue preoccupazioni, quindi l'approccio migliore è quello di lavorare a stretto contatto con le persone dei vari gruppi che hanno un interesse nel risultato. Cercate di mantenere una comunicazione efficace e trasparente con tutti i soggetti coinvolti.

Fase 1: Usare le competenze locali del distretto

Molti distretti dispongono di un gruppo di esperti o mentori locali (un network di risorse distrettuali) che possono utilizzare le loro conoscenze tecniche e le loro capacità di pianificazione dei progetti per aiutarvi. Considerate la rete di risorse distrettuali come una società di consulenza. Invece di spendere soldi per consulenti temporanei, potete ottenere consigli da soci del Rotary che hanno già affrontato il processo e sanno cosa è necessario.

Sia per i progetti locali che per quelli internazionali, chiedete al vostro presidente di commissione distrettuale Azione internazionale di mettervi in contatto con esperti nelle prime fasi del processo di pianificazione del progetto o di preparazione di una domanda di sovvenzione globale. Queste persone possono aiutarvi:

  • Comprendere il sistema delle sovvenzioni del Rotary
  • Allineare il progetto con un'area d'intervento
  • Condurre una valutazione della comunità
  • Sviluppare un progetto sostenibile
  • Trovare possibili partner per il progetto
  • Identificare le fonti di finanziamento
  • Stabilire standard di misurazione e valutazione
  • Determinare se è necessario adattare la strategia
  • Decidere come condividere ciò che si è appreso.

Attraverso la rete di risorse distrettuali, entrerete in contatto con esperti locali e internazionali del Rotary, tra cui i membri dei Gruppi d'Azione Rotary e il Cadre di consulenti tecnici della Fondazione Rotary. Ulteriori informazioni su come questi gruppi possono aiutare il vostro club. 

Fase 2: Condurre una valutazione comunitaria

Collaborate con la comunità locale per identificare un bisogno, decidere con i residenti come affrontarlo e scoprire quali sono le risorse disponibili per farlo. Assicuratevi che i membri della comunità siano coinvolti attivamente in ogni fase del processo, in particolare nella valutazione e nella progettazione. Un Gruppo Community Rotary può aiutarvi a costruire un rapporto con le persone della zona che sono interessate al risultato. Se state facendo domanda per una sovvenzione globale, includete i risultati della vostra valutazione comunitaria nella vostra domanda.

Fase 3: Definire gli obiettivi del progetto

Gli obiettivi del progetto devono essere guidati dagli obiettivi della comunità e dai risultati immediati e dagli effetti a breve termine che state cercando. Iniziate a chiedervi qual è il cambiamento positivo e duraturo che voi e i vostri partner della comunità sperate sia l'impatto finale del vostro lavoro. Quindi stabilite quali attività porteranno a questo risultato.

Decidete come raccogliere i dati prima dell'inizio del progetto e raccogliete informazioni nel corso del progetto, in modo da poter misurare i vostri progressi e sapere se state raggiungendo i vostri obiettivi. I piani di monitoraggio e valutazione sono obbligatori per le sovvenzioni globali, ma vi invitiamo ad averli per tutti i progetti. Se intendete fare domanda per una sovvenzione globale, consultate il supplemento sul monitoraggio e valutazione per le misure suggerite per il progetto e i piani di monitoraggio campione.

Fase 4: Lavorare con i partner

I vostri partner possono contribuire con competenze e risorse che migliorano il progetto, ampliano la vostra portata e aumentano il vostro impatto. Prendete in considerazione la possibilità di collaborare con altri soci del Rotary e del Rotaract attraverso collaborazioni di club, nonché con Gruppi d'Azione Rotary, Gruppi Community Rotary, o Comitati InterPaese. Potete anche collaborare con Interact club, Borsisti della pace del Rotary, e partner strategici, di service e di progetti del Rotary.

Fase 5: Creare un piano di progetto e un budget

Lo sviluppo di un piano di progetto completo e di un budget vi aiuterà a gestire le risorse, ad essere pronti ad affrontare i problemi e a valutare il successo del progetto. Durante la pianificazione del budget, cercate di ottenere prezzi competitivi per beni e servizi e accantonate fondi per spese impreviste o aumenti dei costi. Coinvolgete i membri della comunità e le altre persone che beneficeranno del progetto per renderlo sostenibile. Assicuratevi che voi e le persone coinvolte comprendiate i costi di gestione e mantenimento del progetto e che abbiate predisposto i finanziamenti.

Ricordate di includere nel vostro budget i costi di raccolta, analisi e comunicazione dei dati, perché questi elementi vi consentono di misurare i cambiamenti positivi del progetto e di condividere con gli altri i risultati ottenuti e le conoscenze acquisite. Rivedete regolarmente i piani di attuazione e la tempistica con gli stakeholder e apportate le modifiche necessarie. Visitate il Centro di apprendimento del Rotary per scoprire come entrare a far parte di una commissione di club per progetti di azione o commissione sovvenzioni per supervisionare il progetto o la sovvenzione globale.

Acquisizione di risorse per il progetto

Utilizzate la guida offerta dagli esperti del Rotary attraverso la rete di risorse del vostro distretto e i nostri partner, nonché le sovvenzioni della Fondazione e altri tipi di finanziamento, per acquisire il sostegno finanziario e altre risorse per il vostro progetto.

Fase 1: Pubblicizzare il piano del progetto

Quando siete pronti a condividere i piani e gli obiettivi del vostro progetto, pubblicatelo nel Centro progetti di service per aumentare la consapevolezza all'interno del Rotary, informare le persone sull'azione del vostro club e trovare partner e finanziamenti. Potete anche pubblicizzare il vostro progetto utilizzando i social media, le newsletter di club, i siti web di club e altri canali. 

Fase 2: Partecipare alle fiere dei progetti

Partecipate a una fiera dei progetti virtualmente o di persona, per trovare partner di club o di distretto che collaborino al vostro progetto o per trovare progetti internazionali che il vostro club può sostenere. Le fiere dei progetti vi danno la possibilità di incontrare i club ospitanti, conoscere le priorità della loro comunità e trovare un progetto in cui essere coinvolti. Qualsiasi rappresentante di club o socio del Rotary che voglia sostenere un progetto d'azione internazionale può partecipare a una fiera dei progetti, e i distretti possono utilizzare i Fondi di Designazione Distrettuale (FODD) per sostenere il viaggio e la partecipazione alle fiere dei progetti per aiutare i club a trovare partner di progetto.

Fase 3: Assicurare il finanziamento attraverso il Rotary

La Fondazione Rotary sostiene progetti in tutte le nostre aree d'intervento. Offriamo a club e distretti diversi tipi di opportunità di finanziamento:

  • Le Sovvenzioni distrettuali finanziano attività di piccola portata, a breve termine, che rispondono ai bisogni della comunità.
  • Le Sovvenzioni globali sostengono attività d'azione internazionali di grandi dimensioni con risultati sostenibili e misurabili.
  • Le Sovvenzioni Riposta ai disastri sostengono le comunità colpite da un disastro naturale.
  • Le sovvenzioni Programmi di grande portata sostengono programmi a lungo termine e ad alto impatto che sono guidati da soci del Rotary e che hanno già dimostrato il loro successo su scala ridotta.

Maggiori informazioni sulle sovvenzioni Rotary, compresi i tipi di progetti ammissibili e le modalità di presentazione della domanda. Collaborate con la commissione distrettuale Fondazione Rotary per scoprire quali finanziamenti sono disponibili nel vostro distretto.

Fase 4: Ottenere finanziamenti al di fuori del Rotary

I finanziamenti per il vostro progetto possono provenire da diverse fonti, tra cui:

  • Eventi speciali come una maratona
  • Piattaforme di crowdsourcing online
  • Donatori individuali
  • Aziende o imprese locali
  • Altre fondazioni
  • Organizzazioni non profit o non governative
  • Agenzie governative
  • Altri club e distretti

Esplorate le opzioni di finanziamento del vostro progetto e trovate consigli su come organizzare una raccolta fondi di successo.

Attuazione del progetto

Durante la realizzazione del progetto, assicuratevi di tenere le persone informate sui suoi progressi, di lavorare per sensibilizzare l'opinione pubblica e di rimanere in contatto con gli esperti che vi hanno aiutato a sviluppare il vostro piano.

Fase 1: Comunicare e cercare feedback

Tenete aggiornati i volontari, i membri della comunità, i partner, le organizzazioni finanziatrici e chiunque abbia un interesse nel progetto. Chiedete alle persone di tutti questi gruppi un feedback su come migliorare l'attuazione del progetto, pur rimanendo concentrati sull'obiettivo generale. Una comunicazione chiara è una parte importante per portare a termine un progetto con successo.

Fase 2: Sensibilizzare l'opinione pubblica sulla vostra opera

Utilizzate i social media, le piattaforme di messaggistica e il sito web del club per far conoscere il progetto a chi non è coinvolto, per trovare altri volontari, per stimolare il sostegno della comunità e per portare persone alle vostre raccolte fondi.

Fase 3: Fare domande lungo il percorso

Chiedete consiglio ai membri del network di risorse distrettuali sulla vostra strategia di attuazione o su eventuali problemi imprevisti che avete incontrato. Ponete le vostre domande agli esperti e condividete con loro le vostre esperienze.

Valutazione e promozione del progetto

Il vostro progetto non è veramente completo finché non ne avrete valutato i risultati, misurato i successi e riflettuto sulle sfide. Questo può essere utile a voi e al vostro club per i progetti futuri e può aiutare le persone che stanno cercando di progettare e implementare progetti simili.

Fase 1: Misurare i risultati

Utilizzando i dati raccolti durante il progetto, misurate il cambiamento che avete avuto sulla vostra comunità. Stabilite se avete raggiunto gli obiettivi che vi eravate prefissati. In caso contrario, pensate a cosa potreste fare di diverso in futuro. A volte dobbiamo adattarci e cambiare la nostra strategia per avere un impatto maggiore. Come persone d'azione, ci impegniamo a realizzare cambiamenti positivi e duraturi.

Fase 2: Promuovere il progetto e condividere ciò che si è imparato

Quanto migliori sono i dati raccolti, tanto più sarete in grado di raccontare la vostra storia di servizio e di cambiamento positivo. Condividete il modo in cui avete superato le sfide che avete affrontato, le lezioni che avete imparato e i consigli per affrontare al meglio progetti simili.

Un buon modo per celebrare il vostro successo e ispirare gli altri è utilizzare il Centro progetti di service. Assicuratevi di usare foto e di condividere la pagina sui social media. Trovate altri modi per promuovere i progetti del vostro club.

Fase 3: Presentare i rapporti

Ricordatevi di condividere un rapporto finale con i vostri partner, sostenitori e altri che sono stati coinvolti nel progetto. Se avete ricevuto una sovvenzione globale del Rotary, presentate i rapporti sui progressi compiuti ogni 12 mesi e un rapporto finale entro due mesi dal completamento del progetto.

Ulteriori informazioni

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