클럽 이야기를 들려줄 때, 사진, 동영상 및 음성 녹음의 생성, 획득, 사용 및 배포와 관련된 현지 법률 및 표준 관행을 준수하는 것이 중요하다. 로타리 활동으로 영향을 받을 동료 회원을 비롯해 지역사회 인사들의 개인정보를 보호하기 위해 정보와 이미지의 사용 방식을 통제할 수 있는 관행을 확립해야 한다.

프로젝트/프로그램의 수혜자, 클럽 회원 및 지역사회 구성원의 이미지 및 음성 녹음을 제작할 때에 해당 국가 또는 지역에서 유효한 초상권 사용에 대한 면책약관에 서명을 받기 위해 현지 변호사에게 자문을 구하도록 한다.

국제로타리는 로타리클럽의 활동을 홍보하고 회원이 제출한 컨텐츠를 사용하기를 원하지만, 회원의 구두 승인 또는 이메일을 통한 승인으로는 충분하지 않다. RI는 면책약관에 서명을 받지 않았거나, 콘텐츠에 대한 소유권이 회원에게 없거나, 콘텐츠 사용에 대한 라이센스 권한이 없는 경우 제출된 콘텐츠를 사용할 수가 없다.

면책약관에의 서명은 어떤 목적인가?

면책약관("면책")에의 서명은 이미지, 음성, 스토리 및/또는 개인정보를 기록할 대상에게 그러한 사실을 알리고 사진, 동영상, 인터뷰 또는 기타 기록물("기록")과 이에 대한 사용에 동의하도록 하는 것이다. 대상 인물이 "기록"이 어떻게 사용되는지에 대해 분명히 이해하도록 해야 한다. "면책"을 위한 서명은 사유권 침해, 초상권 위반, 명예 훼손 등을 비롯한 법적 소송으로부터 기록을 작성한 제작자와 귀 클럽을 보호한다. 면책약관을 초상권 면책 또는 개인면책이라고도 한다.

언제 면책약관에 서명을 받아야 하나?

인물 확인이 가능한 기록을 제작할 때마다 서명을 받아야 한다. 기록을 사용(게시)하려면 확인가능한 각 사람의 면책약관 서명이 필요하다. 또한 실제 사람을 대상으로 제작된 디지털 또는 기타 일러스트레이션에 대해서도 면책약관 서명을 받아야 한다. 기록 제작시 면책약관에 서명할 것을 요청한다.

면책이 반드시 서면으로 이루어져야 하는가?

그렇다. 구두 승인이 유효한 국가도 있지만, 동의한 바 없다는 주장에 대비하기 위해 언제나 서면 동의를 받도록 한다.

미성년자의 경우 특별히 고려해야 할 사항은 있는가?

그렇다. 미성년자의 부모, 법적 보호자 또는 법적 대리인이 면책약관에 서명해야 한다. 미국의 경우 미성년자는 18세 미만의 아동을 지칭하지만, 미성년자에 대한 정의는 해당 국가마다 다르므로 국가 또는 현지 법률을 통해 확인하도록 한다. RI는 전세계적으로 18세 미만의 아동인 경우 그 부모, 법적 보호자 또는 법정 대리인에게 면책약관에 서명하도록 요청한다.

단체 촬영인 경우 대표자 1인의 면책약관 서명만 받으면 되나?

한 사람이 전체 그룹을 대신하여 면책약관에 서명할 수 없다(예: 코치가 팀을 대신하여 서명할 수 없다). 행사 표지 또는 등록 양식에 면책약관을 포함시키고자 할 경우 현지 변호사와 상의한다.

클럽이 비영리단체인 경우 고려되는 사항이 있는가?

없다. 귀 클럽이 언론 매체에 허용되는 예외를 적용받거나 클럽의 개인정보 사용이 뉴스나 공익 논평으로 인정될 가능성은 없다. 클럽 활동에 대해 이야기하는 것은 본질적으로 마케팅 또는 판촉으로 간주될 수 있으므로, 면책약관에의 서명을 통해 클럽을 법적으로 보호해야 한다.

재산권에 대한 면책은 언제 필요한가?

기록에 포함된 부동산을 명확하게 식별할 수 있는 경우 부동산에 대한 면책이 필요할 수 있다. 예를 들어, 브랜드 이름 또는 상표가 건물에 표시되거나 건물이 상표 및/또는 저작권법에 의해 보호되는 경우이다.

면책약관에는 어떤 기본 조항이 포함되는가?

표준 면책약관에 포함되는 내용은 다음과 같다:

• 이미지와 음성을 기록할 대상 인물로부터의 동의
• 이름, 스토리 및 개인정보를 기록하고 사용할 권리에 대한 대상 인물의 동의
• 이미지, 음성, 스토리 또는 개인정보의 기록을 사용하는 방법에 대한 설명(무제한 사용이 바람직함)
• 기록 사용에 대한 지리적 제한에 대한 설명(전세계적으로 명시하는 것인 좋음)
• 기록을 사용할 수 있는 시간 프레임에 대한 설명(무제한 사용이 바람직함)
• 클럽 또는 제3자를 포함해 다른 사람에게 기록 사용을 허가하는 권리
• 대상 인물에게 면책을 위해 지불하는 대가(고려)에 대한 설명
• 기록 검사나 승인에 대한 대상 인물의 포기 내용
• 무고소에 대한 합의
• 저작권에 대한 진술(기록을 한 사람에게 소유권 인정)
• 해당 국가 또는 지역 법률에 의해 요구되는 기타 조건
• 서명란(부모, 법적 보호자 또는 법정 대리인의 서명란 포함)

RI는 클럽이 사용할 수 있는 자료를 제공하는가?

면책약관에 관한 법률은 국가와 지역마다 다르므로 RI는 모든 클럽이 사용할 수 있는 양식을 제공할 수가 없다. 면책약관 양식이 필요한 경우 지역 변호사에게 문의하도록 한다. 해당 지역 소재의 법적 권리단체, 대학 및 사진 협회가 일반인들의 이익을 위해 온라인 자원을 공유하는 경우가 있다. "model release", "likeness release" 또는 "interview release"로 인터넷에서 검색해본다.

기타 고려사항

다음과 같은 모범관행에 따르도록 한다:

• 기록에 나타나는 사람과 면책약관 서명자를 쉽게 일치시킬 수 있도록 이미지와 함께 서명된 면책약관을 무기한 저장한다.
• 다른 사항을 고려하기 전에 대상 인물의 이익을 최우선적으로 보호한다.
• 대상 인물의 개인적인 스토리로 인한 정치적, 사회적, 문화적 영향을 고려한다.
• 대상 인물나 가족을 곤경에 빠뜨릴 수있는 이미지나 스토리는 사용하지 않는다.
• 미성년자인 경우 특히 스토리의 정확성을 확인한다.
• 미성년자의 기록은 가급적 사용하지 않는 것이 좋다.
• 면책약관을 대상 인물이 사용하는 언어로 번역하여 사용한다.

저작권 고려 사항

"기록"에 대한 저작권은 사진, 동영상, 인터뷰 또는 기타 녹음을 하는 사람이 소유한다. 클럽 회원이 개인정보 보호의 대상 인물을 촬영하거나 녹화하는 경우, 클럽이 아닌 해당 클럽 회원이 기록에 대한 저작권 또는 권리를 소유한다. 클럽은 사진, 동영상 또는 기타 기록을 사용하기 전에 소유자의 허가 또는 라이센스를 받아야 한다. 저작권 소유주가 클럽을 포함하여 다른 사람이나 단체에 기록 사용을 승인하는 경우("라이센스"), 기록에 포함된 인물(들)은 해당 면책약관과 라이센스에 동의해야 한다.